Üst yazıya hangi bilgiler yazılır?

Üst yazı, resmi bir belgenin ilk izlenimini oluşturur ve bu nedenle dikkatlice hazırlanması gereken önemli bir bileşendir. Belgenin içeriğini belirleyen ana bilgilerin yer aldığı üst yazıda, yalnızca içeriğe değil, aynı zamanda biçimsel unsurlara da önem verilmelidir. Kurumun kimliğini, belgenin niteliğini ve tarihini net bir şekilde ifade eden bu bilgiler, iletişimde tutarlılık ve ciddiyet sağlar.

Üst yazıya yazılması gereken temel bilgiler şunlardır:

• Başlık. Belgeyi gönderen kurumu ifade eder ve üç satırdan oluşur:
  • İlk satıra "T.C." kısaltması yazılır.
  • İkinci satıra idarenin adı büyük harflerle yazılır.
  • Üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır.
• Sayı. Her belgeye verilen ve üç bölümden oluşan bir numaradır: devlet teşkilat numarası, dosya plan kodu ve belge kayıt numarası.
• Tarih. Gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır.
• Konu. "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır.
• Gönderilen makam. Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir.
• İlgi. Yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirtir.
• İmza. Yazıyı imzalayan kişinin adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır.

Ayrıca, metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir, gerekli görülmesi hâlinde rakamlar parantez içinde harfle de gösterilebilir.